Wenn Verwaltungsschriftgut nicht mehr für die Erfüllung der laufenden Aufgaben benötigt wird und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werden diese Unterlagen dem Archiv zur Übernahme angeboten. Das Archiv stellt anhand fachlicher Kriterien fest, welcher Teil davon archivwürdig ist und übernimmt diesen ins Archiv. Archivwürdig sind Unterlagen, die einen bleibenden Wert für Wissenschaft und Forschung, historisch-politische Bildung, Gesetzgebung, Rechtsprechung und zur Rechtssicherung haben. Die restlichen Unterlagen werden datenschutzgerecht vernichtet. Das Stadtarchiv ergänzt die amtliche Überlieferung durch geeignetes Material, z.B. von Privatpersonen, Unternehmen und Vereinen.  

Die übernommenen Unterlagen werden inhaltlich erschlossen und über eine Datenbank recherchierbar gemacht. Jedes einzelne Archivale (z.B. eine Akte, ein Plan, ein Foto) erhält eine eindeutige Signatur, die sich zusammensetzt aus der Bestandsbezeichnung und einer fortlaufenden Nummer (z.B. Bestand Meschede B Nr. 1234). Außerdem wird ein aussagekräftiger Titel vergeben, der über den Inhalt Aufschluss gibt, sowie die Laufzeit angegeben, d.h. aus welchem Zeitraum die Dokumente stammen. Die Erschließungsinformationen werden über das Internet zur Verfügung gestellt.

Um die übernommenen Unterlagen vor Beschädigung zu schützen und die dauerhafte Aufbewahrung zu garantieren, werden sie gereinigt, von Metall (z.B. Büroklammern) befreit, in alterungsbeständige Archivmappen verpackt und in speziellen Archivschachteln gelagert. Diese werden in den Magazinen des Stadtarchivs unter kontrollierten klimatischen Bedingungen aufbewahrt und vor Licht, Staub, Schädlingen und weiteren negativen Umwelteinflüssen geschützt. Besonders wertvolle, häufig genutzte oder stark gefährdete Archivalien werden digitalisiert oder auf Mikrofilm gesichert.

Nach Maßgabe des Archivgesetzes NRW und der Benutzungsordnung des Stadtarchivs Meschede können die Archivalien von jeder/jedem im Rahmen der Öffnungszeiten oder nach terminlicher Absprache vor Ort eingesehen werden. Bei der Recherche und beim Umgang mit den Archivalien werden Sie archivfachlich beraten. Außerdem können Reproduktionen von Archivgut angefertigt oder Auskünfte erteilt werden.

Das Stadtarchiv fördert die Erforschung und Vermittlung der Stadtgeschichte. Dazu werden Informationen und Digitalisate von Archivalien im Internet präsentiert, Neuigkeiten über Pressemitteilungen verbreitet und einzelne Aspekte der Stadtgeschichte in Ausstellungen präsentiert. Das Stadtarchiv kooperiert mit anderen Archiven im und außerhalb des Hochsauerlandkreises. Außerdem arbeitet es mit Schulen zusammen und bietet archivpädagogische Angebote für Schülerinnen und Schüler an.

Das Stadtarchiv berät die Stadtverwaltung im Bereich der Schriftgutverwaltung, zum Beispiel bei der Einführung neuer Datenverarbeitungsprogramme, und in Fragen der Bestandserhaltung, zum Beispiel bei der Unterbringung der Altregistratur.

Im Archiv werden die Geburts-, Heirats- und Sterberegister des Standesamtes Meschede und der ehemaligen Standesämter Calle, Eversberg, Freienohl, Grevenstein und Remblinghausen aufbewahrt, deren Fortführungsfristen abgelaufen sind. Diese betragen für Geburtsregister 110, für Heiratsregister 80 und für Sterberegister 30 Jahre. Von diesen Einträgen können in der Regel ohne Einschränkungen Reproduktionen angefertigt werden. Diese können entweder als digitale Reproduktion (PDF-Datei) per E-Mail oder als beglaubigte Kopie per Briefpost bereitgestellt werden.

Für die Ausstellung von Urkunden aus jüngeren Registern ist das Standesamt zuständig.

Bitte stellen Sie Ihre Anfragen schriftlich per E-Mail an stadtarchiv@meschede.de und führen Sie alle Ihnen bekannten Informationen auf, die für die Beantwortung der Frage hilfreich sein könnten. 

Grundsätzlich beschränkt sich die Auskunft auf Hinweise zu einschlägigen Beständen und Archivalien, die Sie vor Ort selbst nutzen können, und kleinere Recherchen. Umfangreiche Auswertungen von Archivalien können leider nicht durchgeführt werden.

Die Benutzung von Archivgut wird geregelt durch die Benutzungsordnung des Stadtarchivs. Die Einsichtnahme erfolgt im Lesesaal des Stadtarchivs. Archivalien können nicht ausgeliehen werden. Bitte beachten Sie auch die Lesesaalordnung.

In begrenztem Umfang können kostenpflichtige digitale Reproduktionen oder analoge Fotokopien von Archivalien angefertigt werden, sofern der konservatorische Zustand dies zulässt. Die Kosten richten sich nach der Gebührenordnung.

Das Stadtarchiv verfügt über eine umfangreiche Dienstbibliothek, die von den Nutzerinnen und Nutzern vor Ort genutzt werden kann. Eine Ausleihe von Medien ist leider nicht möglich.

Das Stadtarchiv übernimmt auch historisch bedeutsame Dokumente aus nichtamtlicher Herkunft. Wenn Sie dem Stadtarchiv Unterlagen zur Übernahme anbieten möchten, schreiben Sie bitte eine E-Mail an stadtarchiv@meschede.de und beantworten Sie folgende Fragen:

Was möchten Sie dem Stadtarchiv anbieten (Art und Umfang der Unterlagen, z.B. fünf Stehordner mit Fotos)? In welchem Zustand befinden sich die Unterlagen (z.B. verschmutzt, beschädigt, mit Schimmel befallen)? Woher stammen die Unterlagen (z.B. von den Eltern)? Bei urheberrechtlich geschütztem Material (z.B. Fotos, Filme): Wer ist der Urheber und können die Nutzungs- und Verwertungsrechte dem Archiv übertragen werden? Bitte beachten Sie, dass die Bewertung einige Zeit in Anspruch nehmen kann.