Oliver Joseph - Veranstaltungskaufmann - Welcome Hotel

  1. Welche Ausbildung machst du genau und bei welchem Unternehmen?
    Ich mache eine Ausbildung Zum Veranstaltungskaufmann im Welcome Hotel Meschede am Hennesee. 
     
  2. Was sind dabei deine Aufgaben und Schwerpunkte?
    Zu meinen Aufgaben zählt das Planen von Tagungen, Schulungen und Meetings, aber auch Hochzeiten, Familienfeiern sowie Partys stehen auf der Agenda. Entscheidet sich ein Gast ein Event bei uns anzufragen, werden durch unsere Verkaufsabteilung Rücksprachen mit dem Gast sowie den anderen Abteilungen unseres Hauses gehalten. Ebenfalls prüfen wir die Anfrage auf Umsetzbarkeit. Basierend auf diesen Gesprächen erstellen wir ein Angebot und lassen dies dem Gast zukommen. Ist der Gast mit dem Angebot einverstanden, werden weitere Einzelheiten geklärt und es wird ein Vertrag aufgesetzt. Während dieses Prozesses wurde die Veranstaltung unter optionalen Bedingungen in unserm System eingebucht, welches ebenfalls in unseren Aufgabenbereich fällt. Kommt es zu einer Vertragsunterschrift, buchen wir die Veranstaltungen final ein und fügen dem System alle kommunizierten Arrangements bei. Sollten die Arrangements umfassender sein, wie zum Beispiel bei einer Hochzeit, oder wenn Dritte (z.B.: Teambuildingfirmen, Hochzeitsplaner etc.) involviert sind werden konstant Vorbereitungen getroffen, Rücksprachen gehalten und nebenbei natürlich der normale Alltag bewältigt. Bei einer standardmäßigen Veranstaltung wie einer Tagung, einem Seminar oder eine Schulung vergeht nach dem klären der Rahmenbedingungen und der Vertragsunterschrift etwas Zeit. Kurz vor dem Event, ca. 7 – 10 Tage im Voraus, beginnen wir damit einen sogenannten ,,Umlauf“ zu formulieren. Ein Umlauf ist ein internes Schreiben, welches alle Abteilungen erhalten aus dem sie dann relevanteste Infos (z.B.: Uhrzeiten, Tagungsräume, Art der Verpflegung etc.) entnehmen können. Ist der Tag der Veranstaltung nun gekommen nehmen wir den Gast in Empfang und führen ihn in die Räumlichkeiten. Währenddessen erläutern wir allgemeine Infos wie die Internetzugänge, Verriegelung der Räume und Wege zu den relevantesten Orten (Bistro, Toiletten, Bar usw.). Ebenfalls bestätigen wir in diesem Gespräch nochmal die kommunizierten Uhrzeiten und ändern ggf. den Ablauf bis zu einem bestimmten Rahmen. Nun übergeben wir die Veranstaltungen der Bankett Abteilung, welche sich um die Betreuung kümmert. Bei besonderen Events, wie Hochzeiten oder Familienfeiern bleiben jedoch auch wir nicht fern und stehen als Ansprechpartner jeder Zeit zu Stelle. Nach Beendigung der Veranstaltung führen wir ein Feedbackgespräch um mögliche Verbesserungsvorschläge aufzugreifen. In der Nachbereitung verfassen wir die Rechnung für die Veranstaltung.          
     
  3. Welche Aufgaben machen dir in deiner Ausbildung besonders viel Spaß?
    Mir gefallen besonders die EDV-gebundenen Bereich, wie das Erstellen eines Angebots oder der Umgang mit unserem Buchungs- und Verwaltungssystem, da ich in diesem Bereich meine Fähigkeiten ausbauen kann. Jedoch gefällt mir auch die praktische Zusammenarbeit mit der Serviceabteilung sehr gut, da ich besonders in diesem Bereich meine Teamfähigkeit und Belastbarkeit einbringen kann. 
     
  4. Wie bist du auf deine Ausbildung bzw. dein Studium aufmerksam geworden?
    Auf die Ausbildung als Veranstaltungskaufmann bin ich bei Recherchen im Internet gestoßen. Auf die Stellenausschreibung des Welcome Hotels für den Standort Meschede ebenfalls über die Internetseite der Welcome Hotel Group.
     
  5. Wieso hast du dich gerade für diesen Beruf entschieden?
    Für meinen Beruf war es mir wichtig, dass Teamarbeit ein wichtiger Aspekt meines Alltags ist. Ebenfalls war mir eine gesunde Mischung aus Arbeit im Büro und Bewegung am Arbeitsplatz wichtig.  
     
  6. Geld alleine macht nicht glücklich, aber natürlich ist dies für die Schüler besonders interessant. Wieviel Ausbildungsgehalt bekommst du und gibt es zusätzlich noch besondere Goodies von deinem Betrieb?
    Neben einer angemessenen Entlohnung bietet die Anstellung im Welcome Hotel auch ein breitgefächertes Angebot an Goodies. Hierzu zählt Übernachten mit der Familie oder Freunden in Welcome Hotels in ganz Deutschland. Dies zu einer günstigen Personalrate inklusive eines Rabattes auf die Verpflegung. Selbst wenn man selber als Mitarbeiter nicht verreist, erhält die Familie einen Rabatt in allen Welcome Hotels.  Als Angestellter erhält man regelmäßige Schulungen und bleibt dank des Schulungssystems ,,SAM“ immer auf dem neusten Stand. Außerdem wird man, mit einer Begleitung, an dem Abend vor seinem ersten Arbeitstag zu einem Dinner mit anschließend freier Nutzung der Wellnesseinrichtungen und Übernachtung eingeladen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit einen Teil seiner Ausbildung in einem anderen Hotel der Welcome Gruppe zu absolviere. Ebenfalls erhält man als Mitarbeiter Zugang zu Internetportalen, welche dem Nutzer Preisnachlasse auf eine sehr große Bandreite an Produkten ermöglicht. Der Fitnessraum kann jeder Zeit kostenlos genutzt werden.
     
  7. Wie sehen deine Arbeitszeiten aus?
    Mein Tag beginnt um 08:00 Uhr und endet in der Regel um 16:30 Uhr. Im Rahmen der Ausbildung durchläuft man jedoch auch andere Stationen, wie den Service, in welchem es auch zu Schichten am Nachmittag, Abend oder Wochenende kommt.
     
  8. Von der Schule in die Ausbildung: Was war für dich die größte Umstellung?
    Die größte Umstellung war das konstant erforderliche Maß an Konzentration, welches sich, in meinem Fall, zu Beginn der Ausbildung im Laufe des Tages stark auf die Müdigkeit auswirkt
     
  9. Welche Eigenschaften sollte man für deine Ausbildung auf alle Fälle mitbringen?
    Man sollte in jeden Fall teamfähig und kommunikativ sein, da Absprache und gemeinsame Problemlösung essenziel für ein gelungene Veranstaltung sind. Man sollte auch ein gewissen Maß man Belastbarkeit und Bereitschaft am Wochenende zu arbeiten mitbringen. 
     
  10. Was für Aufstiegsmöglichkeiten gibt es in diesem Beruf?
    Im Bereich des Sales & Convention Manager hat man die Möglichkeit zum Senior Sales & Convention Manager oder sogar bis zum Bereichsleiter aufzusteigen.
    Als Veranstaltungskaufmann gibt es diverse Möglichkeiten seine Karriere zu gestalten. Der Betriebswirt für Event-Management, Fachwirt für Veranstaltungen oder sogar die Selbständigkeit sind Mögliche Stufen auf der Karriereleiter.
     
  11. Welchen Tipps hast du für künftige Azubis bei der Berufswahl?
    Lassen euch Zeit, trefft keine überhasteten Entscheidungen, trefft eine Wahl nicht wegen des Geldes und kommuniziert offen und ehrlich mit dem Ansprechpartner der jeweiligen Firmen.