Der Haushaltsplan enthält alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Erträge und Einzahlungen sowie voraussichtlich anfallenden Aufwendungen und Auszahlungen, die im Rahmen der Erfüllung der städtischen Aufgaben entstehen. Die Geschäftsbuchführung dokumentiert alle finanziellen Geschäftsvorfälle, die nach einem vorgegebenen Kontenplan auf die jeweiligen Ertrags-, Aufwands- und Bilanzkonten gebucht werden (Hauptbuchhaltung). Zahlungswirksame Geschäftsvorfälle, aus denen Forderungen und Verbindlichkeiten entstehen, werden in einer Nebenbuchhaltung einem Debitorenkonto (Schuldner/in) bzw. Kreditorenkonto (Gläubiger/in) zugeordnet.

Die Schuldner- und Gläubigerdaten, wie z.B. Adresse und Bankverbindungen, werden in einer zentralen Adressdatei erfasst. Auch die Mandatsverwaltung für SEPA-Lastschriften erfolgt hier.

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung ist eine weitere bedeutende Nebenbuchhaltung in der Geschäftsbuchführung. Hauptaufgabe der Anlagenbuchhaltung ist die Erfassung der kommunalen Vermögensgegenstände sowie die Dokumentation der Vermögenszugänge und Vermögensabgänge. Darüber hinaus berechnen sich aus der Anlagenbuchhaltung die Abschreibungen, die den bilanziellen Wert der Vermögensgegenstände reduziert und diesen Vermögensverzehr als Aufwand abbildet.